Come creare un totale parziale in Microsoft Access 2007

September 2

Come creare un totale parziale in Microsoft Access 2007


Un totale di esecuzione è un subtotale per il campo numerico (ad esempio "vendite") di una tabella di database. Il subtotale è fatto per una serie di record raggruppati da un campo diverso nella tabella. Si può facilmente visualizzare totali parziali in Access utilizzando i suoi strumenti per la creazione di report.

istruzione

1 Creare o individuare una tabella di database di esempio per eseguire i subtotali su. Inserire i dati del seguente tabella, se non avete il vostro. Inserire la riga superiore di questa tabella come colonna della tabella (ovvero "campo") nomi:

Editore, Entrate, Categoria
Penguin Publishing, $ 123, how-to
Harcourt Books, $ 456, how-to
Penguin Publishing, $ 789, romanticismo
Penguin Publishing, $ 432, romanticismo
Penguin Publishing, $ 767, how-to
Harcourt Books, $ 65, how-to
Harcourt Books, $ 87, romanticismo
Harcourt Books, $ 654, romanticismo

2 Premere il tasto "control-s" per salvare la tabella su disco. Digitare il nome "BookRevenues" quando Access chiede.

3 Selezionare la tabella "BookRevenues" facendo clic sulla sua icona nella finestra di navigazione di accesso '(a sinistra dello schermo). Fai clic su "Crea", a barra di accesso ', seguito cliccando sull'icona "Report" della barra degli strumenti. (Se si utilizza Access 2003, selezionare "oggetti", quindi "Report", quindi "Nuovo" per creare un nuovo rapporto.)

Si noti che entrambe le società in campo "Editore" del rapporto sono elencati insieme.

4 Pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi campo "Editore" del rapporto e scegliere "Gruppo Editore." Si noti che ogni casa editrice è ora visualizzato nella propria area. Si noti inoltre che i "Ricavi" campo viene visualizzato solo i dati di vendita originariamente inseriti - fatta eccezione per le entrate ammontano alla parte inferiore di questo campo.

5 Fare clic sul "Gruppo & Sort" icona sotto scheda "Design" della barra degli strumenti, se il "Gruppo, Sort e Total" finestra non è ancora visibile sotto la finestra del rapporto principale.

6 Fare clic su "More>" testo nel "Gruppo, e Sort Total" finestra, che mostra più opzioni per la creazione di totali. Fare clic sul "con un fatturato pari" menu a discesa, che visualizza la finestra pop-up "totali".

7 Selezionare il campo "Entrate" nell'elenco a discesa accanto a "Total On", per calcolare il totale parziale del campo corretto. Quindi fare clic su "Mostra subtotali gruppo piè di pagina nella" casella di controllo per visualizzare i totali di funzionamento per ogni editore. Clicca su qualsiasi punto vuoto nel report principale o raggruppamento Windows per aggiornare il report.

8 Guardate il campo "Ricavi", che ora visualizza totali parziali per ogni editore. Ripetere il passaggio 7 se non si vedono i subtotali visualizzati correttamente, perché il "Total On" elenco a discesa a volte scivola ad un altro, campo irrilevante. Salvare il report con il tasto "control-s" e digitando un nome rapporto.

9 Iniziare a creare un altro rapporto con un subtotale sul "genere". Inizia ripetendo Fase 3, poi tasto destro del mouse sul campo "Categoria" nel nuovo rapporto. Si noti che questo campo salta al lato sinistro della relazione e che il report viene visualizzato in ciascuna categoria propria area.

10 Ripetere le istruzioni da punti 6 e 7. Si noti la nuova, corsa totale che il report viene visualizzato; ogni categoria ( "how-to" e "Romance") ha il suo subtotale.