Come abbinare tipi di dati prepararsi per l'importazione dei dati in Access

May 12

Come abbinare tipi di dati prepararsi per l'importazione dei dati in Access


database di Microsoft Access hanno una funzione che consente l'importazione di dati da fogli di calcolo o altri file di dati. L'accesso cercherà di indovinare il tipo di dati che appaiono in una determinata colonna, ma non può rilevare gli errori. Le risultanti falsi conversioni sono difficili da individuare, e se diffusa, compromettono l'utilità dei dati. Tali errori possono essere ridotti se i dati viene messo in un particolare formato, tutte le voci in una colonna sono dello stesso formato, e l'accesso è strutturato per leggere quel formato e assegnare il tipo di dati corretto per la colonna in cui i dati risiederanno.

istruzione

1 Esaminare i dati per assicurare che sia strutturato in modo da formare le file orizzontali di dati, e colonne verticali di tipi di dati. Controllare i dati per fare in modo che ogni record ha lo stesso tipo di dati nello stesso posto, un record essendo una riga della tabella, o foglio di calcolo o di una riga in un file delimitato. Verificare che le colonne di dati nei record hanno designazioni di campo unici, e se lo fanno, assicurarsi che questi nomi di campo appaiono nella prima riga dei record. Verificare che i nomi dei campi non hanno spazi, non iniziare con i numeri e non contengono segni di punteggiatura.

2 Open Access e creare un nuovo database. Selezionare la scheda "Tabelle", tasto destro del mouse sulla finestra e selezionare "Importa". Selezionare la tabella, foglio di calcolo o file delimitato da importare e controllare i nomi dei campi che l'importazione guidata ha scelto per voi, facendo attenzione che corrispondono alla prima riga del file. Se il file importato non ha avuto una prima linea con i nomi dei campi, verificare che Access ha assegnato correttamente i propri nomi di campo.

3 Fare clic sul pulsante "Avanti", e verificare i tipi di dati di campo. Modificare i nomi dei campi se non sono ciò che si desidera. Modificare i tipi di dati che Access ha assegnato, in base alla sua analisi dei dati. Selezionare il tipo di dati corretto dal menu a discesa nella casella tipo di dati. Assegnare il "testo" tipo di dati se i dati non viene visualizzato correttamente, e sarà richiesto alcun calcoli con il valore dei dati. Selezionare la casella "Non importare Questo campo" Se una colonna non deve essere importato.

4 Fare clic su "Avanti" e verificare se l'accesso è assegnato in modo corretto una chiave primaria, un identificatore univoco per ogni record, ai dati. Se i dati dispone di una chiave primaria, assicurarsi che Access ha identificato. Se non si dispone di una chiave primaria nei dati, selezionare il pulsante "Let Chiave primaria aggiunta", e vedere accesso aggiungere una colonna di correre numeri per identificare ogni record.

5 Fare clic su "Avanti", e controllare il nome l'importazione guidata Access ha assegnato per la vostra tabella di dati. Cambiare il nome di quello che si desidera. Fai clic su "Fine" e vedere se ci sono stati errori durante l'importazione - L'accesso si aprirà una finestra consigliare dove trovare un file in dettaglio gli errori. Se ci sono stati errori in quanto i dati non potevano essere identificati, o modificare i dati manualmente nel database di Access, o modificare il formato dei dati nel file originale, e importare di nuovo.

Consigli e avvertenze

  • Se non è necessario eseguire calcoli con date, ma ancora voglia loro di ordinare in modo corretto, li formatta come testo, e li scrivono come anno / mese / giorno.
  • Se i dati non è coerente, il che significa che ogni voce in una colonna deve essere lo stesso formato e tipo di dati, il database di Access importato può essere inutile, a seconda di come grave le incongruenze sono.