Come utilizzare Excel per Conti

April 22

È possibile utilizzare Excel per tenere traccia delle informazioni per i conti. Se si esegue una piccola impresa e solo bisogno di tenere traccia di contabilità semplice, quindi Excel potrebbe soddisfare le vostre esigenze contabili. È possibile impostare un foglio di calcolo in Excel che contiene le informazioni per un conto in ogni riga.

istruzione

1 Identificare i dati che si desidera tenere traccia per il vostro account. Prima di poter impostare un foglio di calcolo per tenere traccia account, è necessario sapere quali informazioni da monitorare.

2 Utilizzare Riga 1 come intestazioni per ogni elemento che si prevede di tenere traccia per ogni account. Ad esempio, includere il nome conto, data della fattura, importo della fattura e altre voci attraverso Row 1.

3 Formato riga 1. Modificare la formattazione della fila 1 per separare le intestazioni dai dati di account. Per fare questo, fare clic sul numero uno accanto alla riga 1, che mette in luce l'intera riga. Aggiungere la formattazione, come il grassetto, il centro e uno sfondo grigio.

4 Congelare la riga di intestazione. Utilizzare la funzionalità di riquadro di congelamento in modo che le intestazioni appariranno sempre in cima le informazioni di account. In Excel 2007, fare clic sul numero due accanto alla riga 2 per evidenziare la prima riga sotto le intestazioni. Fare clic sulla scheda Visualizza. Fai clic su Blocca riquadri e poi congelare riga superiore. In Excel 2003, fare clic sul numero due accanto alla riga 2 per evidenziare la prima riga sotto le intestazioni. Dalla barra dei menu, fare clic su Finestra> Blocca riquadri.

5 Digitare i dati per ogni account. Utilizzare una riga per ogni conto, digitando le informazioni per corrispondere alle informazioni voce.

6 Impostare formule. Per esempio, se si desidera tenere traccia di quanti soldi un cliente si deve, impostare una formula per calcolare tale importo per voi. Vedere la sezione successiva per le istruzioni su come fare questo.

Come impostare formule per tenere traccia Accounts

7 Decidere che le formule che si desidera impostare. Ad esempio, se si desidera tenere traccia di quanto denaro è dovuto a un account, è possibile impostare una formula per Excel per fare il calcolo per voi.

8 Selezionare una colonna per monitorare l'importo della fattura inviata ad un cliente. Per questo esempio, inserire l'importo dovuto nella cella C2.

9 Selezionare una colonna per monitorare l'importo ricevuto dal cliente. Per questo esempio, inserire l'importo ricevuto in cella D2.

10 Selezionare una colonna per visualizzare l'importo che il cliente deve ancora. Per questo esempio, fare clic sulla cella E2.

11 Digitare la formula per calcolare l'importo dovuto. In questo esempio, digitare "= C2-D2"; quindi, premere Invio. Se si modificano le variabili nelle celle C2 e D2, Excel calcola automaticamente l'importo dovuto con le informazioni aggiornate.

12 Copiare la formula per tutti gli account. Se si fa clic sulla cella E2 e trascinare il mouse verso il basso la colonna, allora questa formula sarà applicata nella colonna a tutti gli account.

13 Formattare le celle per visualizzare la valuta. Per fare questo, evidenziare le celle, fare clic destro, selezionare Formato celle, fare clic sulla scheda Numero, fare clic su Valuta e quindi fare clic su OK.

Come impostare una visione globale dei conti

14 Riconoscere il valore di avere una visione globale dello stato del vostro account. È possibile impostare Excel visualizzare quanto denaro è dovuto a voi da tutti gli account. Excel farà il lavoro per voi in modo da non dover calcolare questo informazioni da soli.

15 Clicca sul Foglio2 nella parte inferiore del foglio di calcolo. Questo attiverà un altro foglio nella cartella di lavoro.

16 Digitare le informazioni globali si desidera tenere traccia. Utilizzare una cella nella colonna A per ogni pezzo di informazione che si desidera tenere traccia per tutti gli account.

17 Nella colonna B, impostare una formula per le informazioni che stai monitorando che corrisponde alla colonna A. Per utilizzare l'esempio di cui sopra, è possibile monitorare la quantità di tutte le fatture inviate a tutti i clienti digitando "= SUM (Foglio1 C: C) "e quindi premendo INVIO. L'importo ancora dovuto da tutti i clienti nel precedente esempio visualizzerà digitando "= SUM (Foglio1 E: E)" e quindi premendo Invio.

18 Formattare le celle per visualizzare la valuta. Per fare questo, evidenziare le celle, fare clic destro, selezionare Formato celle, fare clic sulla scheda Numero, fare clic su Valuta e quindi fare clic su OK.

Consigli e avvertenze

  • Se non si ha familiarità con le formule di Excel, prendere in considerazione una classe di base di Excel o l'acquisto di un libro su Excel di camminare attraverso il processo di definizione delle formule in Excel.
  • Mentre Excel può essere utile nel tracciare un piccolo numero di conti per le piccole imprese, non è un sostituto per il software di business. Se un foglio di calcolo Excel non può soddisfare le vostre esigenze per i conti di monitoraggio, considerare il download di una versione gratuita di QuickBooks per monitorare i tuoi account.